Beveiligingsnieuws

East Fork en Tahoe Douglas Fire Protection Districts maken de overstap naar de digitale wereld van brand- en reddingsplan reviews, vergunningen en inspecties.

Na meer dan een kwart eeuw van zakendoen op de ouderwetse manier, door middel van papieren en blauwdrukken, gevolgd door een manuele markering, maken beide districten gebruik van digitale technologie en software om de door de staat voorgeschreven reviews van het brand- en reddingsplan uit te voeren.

Elk agentschap heeft huidige overeenkomsten met de Nevada State Fire Marshal om beoordelingen uit te voeren, vergunningen af te geven en inspectiediensten te verlenen. De agentschappen moeten vergunningen voor verscheidene verschillende soorten projecten en het werk onder provincie en district goedgekeurde codes en onder de Maarschalk van de Brand van de Staat Nevada herzien en uitgeven. Een volledige lijst van deze vereiste plannen en vergunningen voor voorlegging zijn beschikbaar op de respectieve websites van elk District in eastforkfire.org en tahoefire.org.

De uitbraak van het coronavirus diende als een katalysator om het proces voor het East Fork Fire Protection District te versnellen.

“Terwijl de Tahoe Douglas Fire Protection District heeft aanvaard digitale plannen voor meer dan een jaar nu, zijn we opgewonden om partner met het nieuwe programma dat biedt veel betere klantenservice en werkstroom die een superieure review proces, vergunning programma en inspectie-systeem” zei Tahoe Douglas Fire Marshal Eric Guevin.

Het nieuwe toegangscontrole systeem, idtPlans, zal de districten toestaan om efficiency te verbeteren, transparantie te verhogen, en de klant en de constituenten te machtigen wanneer het voorleggen van plannen voor overzicht. De software en de toepassing is gebouwd om de indiening van de bouwdocumenten, vergunningsaanvragen, specificaties en andere gerelateerde ontwikkelingsdocumenten in digitaal formaat mogelijk te maken.

“Niet langer zullen klanten, ingenieurs, architecten of ontwikkelaars rollen en rollen papierplannen moeten indienen,” zei East Fork Chief Tod Carlini. “Als gevolg van de eisen die gesteld worden aan het bewaren van gegevens, heeft East Fork twee grote scheepscontainers vol met gerolde plannen en andere projectdocumenten moeten onderhouden. We hoeven deze opslagruimte niet langer te vergroten als gevolg van het digitale planningherzieningsproces”.

Het nieuwe programma voorziet in een toegangsportaal voor klanten, aangepaste aanvraagformulieren voor elk district, een geautomatiseerde workflow, robuuste beveiliging, real time projecttracering, online betalingen en een verhoogde transparantie, allemaal op een cloud-gebaseerd systeem. idtPlans heeft meer dan 18 jaar ervaring in softwareoplossingen voor de publieke sector.

Zodra het systeem operationeel is, kunnen klanten hun aanvraag en plannen direct vanuit hun kantoor of vestiging indienen. Naarmate de plannen worden ontvangen, zullen de districten de beoordeling uitvoeren met behulp van de Bluebeam-softwaretool, die zal zorgen voor digitale mark ups en het bijhouden van commentaren. Eenmaal voltooid, heeft de klant direct toegang tot de tool om te beoordelen, te wijzigen, vragen te stellen en commentaar te geven. Zodra de goedkeuring van het projectplan is ontvangen, kan de klant zijn projecten evalueren en dienovereenkomstig inspecteren. In de huidige praktijk kan dit proces tot vier weken duren.

Carlini zei het digitaliseren van het proces een doelstelling op lange termijn voor Oost-Vork is geweest en met coronavirus, nu speciale betekenis in termen van het houden van werknemers en het publiek veilig van mogelijke blootstelling onder een document proces heeft genomen. Het district heeft plannen en toepassingen onder een ,,daling” en ,,oogst” procedure bij zijn Administratief Bureau van de Weg van de Provincie goedgekeurd aangezien het coronavirus in het gebied greep nam.

Het nieuwe systeem zal eind september officieel in werking treden. Verschillende gebiedsontwikkelaars en aannemers zijn overeengekomen om tijdens de proefperiode als “systeemtestklanten” te fungeren. De wens is om dit vanaf de eerste dag goed te doen en de input van lokale klanten toe te laten.

“Wij waarderen degenen die bereid zijn om deel te nemen aan onze tests en input te leveren voor het nieuwe proces om de efficiĆ«ntie te stroomlijnen en de klantenservice te verbeteren”, aldus Carlini.

Terwijl de digitale component van het planoverzicht een significant deel van de software is, is het beheer van de vereiste vergunningen en inspecties van het district en de staat even belangrijk. De eigenschap van de twee-klik vergunningsverwezenlijking zal input van de kandidaat toestaan om de vergunningsdocumenten automatisch te bevolken. Vergunningen kunnen binnen en buiten het workflow proces worden afgegeven om zo goed mogelijk te voldoen aan de behoeften van het bureau en de klant.

“Het Tahoe Douglas Fire Protection District is voortdurend op zoek naar manieren om uit te blinken in de behoeften van de klant en ik geloof dat dit systeem zal voldoen aan onze missie waarden van zorg, professionaliteit en respect,” zei Tahoe Douglas Fire Chief Scott Baker.

De districten lanceerden het programma op Maandag.

Het District van de Bescherming van de Vork van het Oosten zal een 60 dagovergangsperiode toestaan waar zij nog document plannen zullen goedkeuren. Na die tijd, zullen slechts digitale plannen worden goedgekeurd. De kandidaat kan digitaal door idtPlans voorleggen of zij kunnen hun document plannen hebben die in het juiste formaat worden afgetast en dan geupload en digitaal voorgelegd.